本篇会介绍基本的excel架构，以及制作办公室表格较常使用到的格式功能。以下2~3点可点选快速跳至该标题教学。

1. 重要的报表格式观念及企业常见的报表格式

2. 自动填满的观念和应用技巧

3. Excel输入数据的效率：文字、数值、日期数据格式错误的防范

4. 自定义清单的应用、下拉式选单设计

类似下图这样的表格，可以用word制作，但如果里面有很多金额，要相加减、加总，有很多数字字段互相关联，要改其中一个，word档案就很麻烦。用excel就可以达到将数字字段公式化，重复使用。

范例:制作员工资料

先快速看一下excel数据表最基本结构: 列、栏、储存格

表格的标题想放在中间

将下列员工数据字段的标题先键入，最上方员工资料希望在资料表的中间，需要合并栏位置中。

如下图

1. 将A1至D1选取

2. 点选跨栏置中

跨栏置中完成

自动带入顺序数字

如果有数字是连续的，将游标移到需要自动填满连续数字的储存格右下角处，游标会变成符号+

此时从+处直接往下拖曳储存格就会产生自动填满功能，拖曳完成后再选取下图2的图标选项，选择以数列填满，就可以看到刚刚拖曳的储存格现在是按照顺序的数字了。拖曳自动填满功能时，excel会预先使用系统带入的功能，如果不是自己的需求，点选下图2的功能列表即可自己选取。

设定储存格的格式

打完手机号码后，前面的0怎么不见了?

如下图，原本键入的手机号码有0开头，但输入完后就不见了，此时更改储存格的格式设定即可。

1. 点选要输入手机号码的单元格

2. 点选上方格式选单，选取文字

或是在数字前面加入单引号 ’ 也有同样效果

点选工作栏数值的右下角，有更多的储存格格式选择，选取不同类别，右方都会有范例，可依表格需求选取设定

下拉式选单

举例，每个员工都属于一个部门，有时候有缩写，比如品保部，输入时如果没有一致，未来查找很麻烦。

如果有下拉的选单，固定的选取，未来查询还有数据的分析就没有问题。

1. 新建立一个工作表，我们将会把下拉选单的内容放在这

2. 建立公司的部门名称，并将部门名称资料全部选取

3. 点选 公式

4. 点选 从选取范围建立

5. 我们的范例，顶端列为资料的类别名称，选取顶端列后点选确定

1. 接下来回到原来的工作表

2. 点选要放下拉式选单功能的储存格(可以选取很多格，或是未来直接复制储存格)

3. 点选最上方资料

4. 点选 资料验证

5. 点选 资料验证选项

此时进入设定资料验证，选取"清单"，

来源会是刚刚建立的名称定义(资料标题):部门，在点选清单后，将光标点选到来源的内容，此时点选工作表2，接下来可用选取全部的部门名称或键入”部门“两字。完成后点选确认。

设定完成后回到工作表1，这个单元格点选时候出现往下的箭头，点选即可看到设定的部门清单

资料来源: 鲁明德讲师 讲座